Так как вы предоставили многим людям доступ к своей таблице, часто бывает необходимо защитить всю таблицу либо страницу в вашей рабочей книге, или отдельный диапазон ячеек от изменений.

Для чего это нужно? Бывает, что случайно кто-то из ваших коллег изменит данные на каком-то листе, удалит какие-то данные. Это может случиться совершенно случайно и тот, кто это сделал, даже не заметит этого. Конечно, мы можем зайти в историю изменений файла (об этом мы чуть далее расскажем подробнее) и отменить случайно сделанные изменения.  Но поиск в истории займет некоторое время. А самое плохое в том, что вам при этом придётся отменить и «правильные» изменения, сделанные уже после тех, которые были сделаны ошибочно. То есть чьи-то результаты труда также будут уничтожены.  Чтобы такого не происходило, существует возможность защиты данных в Google таблицах. Давайте посмотрим, как это можно сделать.

Защита всей книги в Google таблицах.

Только что мы с вами рассмотрели, как можно давать разрешения на доступ к таблице и какие права при этом можно предоставить.

Самый простой совет – старайтесь как можно меньше давать доступ на редактирование и чаще – права на чтение. Тогда случайных изменений будет меньше.

Это самый простой способ защиты. Но не всегда его можно успешно применять, так как основная "фишка" Гугл таблиц как раз и заключается в совместной работе над таблицей. А какая же может быть совместная работа без возможности вносить изменения не одному человеку, а всей группе?

Поэтому будем действовать более тонко.

Защита листа в Google таблицах.

Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа и в появившемся меню выберите “Защитить лист”.

защитить лист Google таблица

Поле “Введите описание” не является обязательным, но всё же рекомендую ввести описание, чтобы вы помнили, что и зачем вы решили защитить от изменений.

Далее уже указано, что мы будем защищать от изменений весь лист, так как ранее мы выбрали “Защитить лист”. Но очень удобно то, что мы при этом можем разрешить изменение отдельных ячеек на этом листе, если отметим “Исключить отдельные ячейки” и затем укажем, какие ячейки (или диапазон ячеек) мы разрешаем изменять.

После этого обязательно нужно указать, для кого эти правила редактирования  действуют. Нажимаем “Задать разрешения”.

настройка защиты листа Google таблицы

  Если выбрать “Показывать предупреждение”, то доступ к вашему листу получат все, кому вы ранее предоставили доступ ко всему файлу. Каждый раз, когда они будут что-то изменять на листе, они будут видеть предупреждение, что они пытаются редактировать защищённый диапазон, и они должны будут подтвердить свои действия. А вы будете получать на почту сообщения о новых действиях ваших коллег.

Если выбрать только тех, кому вы доверяете изменять этот лист, то здесь, как и при защите всей книги, нужно указать каждого, кому будет разрешено редактировать Гугл таблицу.

После этого рядом с ярлычком листа появится значок защиты.

Как снять защиту с листа в Google таблице.

Чтобы снять защиту с листа, снова щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа и в появившемся меню снова выберите “Защитить лист”.

снять защиту с листа Google таблицы

Далее весь процесс вы видите на картинке - нажимаем "Задать разрешения", получаем сообщение о том, что лист защищен, и вновь попадаем в раздел, где можно изменять разрешения для защиты листа. Никакие разрешения мы здесь устанавливать или изменять не будем. Просто нажимаем на всем знакомый значок корзины, и защита тут же снимается. Замочек возле названия листа - исчезает.

 Защищаем диапазон ячеек в Google таблице.

Здесь можно действовать двумя способами. Первый - тот, который мы только что с вами разобрали, когда учились защищать лист.

Снова щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа и в появившемся меню выберите “Защитить лист”. Затем в появившемся окне настроек защиты выберите не "Лист", как это мы делали раньше, а "Диапазон". Далее вы можете добавить столько диапазонов данных для защиты, сколько посчитаете нужным. Все дальнейшие действия по установке разрешений для редактирования совершенно такие же, как описано выше. Поэтому повторяться не будем.

как защитить диапазон ячеек на листе Google таблицы

А вот второй способ.

Выделите диапазон ячеек, который вы хотите защитить. Затем нажмите правую кнопку мыши и в появившемся меню выберите “Защитить ячейки”.

как защитить диапазон ячеек в Google таблице

Далее вы попадаете в уже знакомое окно редактора параметров защиты.

Как снять защиту с диапазона ячеек в Google таблице.

Итак, мы научились защищать нашу таблицу. Но может пройти некоторое время, и вы забудете, что же вы хотели защитить, кому и какие разрешения давали.

Вы спросите - а как же снять защиту с этого диапазона и как вообще вспомнить о том, что он защищен? Ведь при установке защиты на диапазон ячеек никакой замочек рядом с названием листа не появляется. А со временем всё, конечно забудется.

Для этого есть простой способ. В главном меню нажимаем "Данные" - "Защищенные листы и диапазоны".

защищенные листы и диапазоны данных в Google таблицах

И там мы увидим тот диапазон ячеек, который мы с вами только что защитили. Вы можете его корректировать, устанавливать разрешения, или же просто снять защиту.

Выберите защищенный диапазон и измените разрешения, либо снимите защиту, нажав на значок корзины так же, как недавно мы снимали защиту с листа.

Надеюсь, теперь наша таблица Google надёжно защищена об непредвиденных изменений.